Порядок работы с письменными обращениями граждан

1. Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.

2. Все обращения, поступающие в Центр, регистрируются в день поступления. Учет поступивших обращений ведется в Системе электронного документооборота «Дело». При заполнении регистрационной карточки обязательно указывается:

- в графе «Номер» проставляется порядковый номер обращения;

- в графе «Дата поступления» проставляется дата получения и регистрации;

- в графе «Корреспондент» указывается фамилия, имя, отчество гражданина и адрес для отправки ответа на обращение;

- в графе «Краткое содержание» излагается краткое содержание обращения;

- в графе «Резолюция» ставится подпись (с расшифровкой фамилии) должностного лица (либо его помощника), получившего обращение для рассмотрения и подготовки ответа;

- регистрационная карточка ставится на контроль в соответствии с установленными законодательством РФ сроками.

3. На письменном обращении в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием номера, даты приема обращения, подписи (с расшифровкой фамилии) принявшего обращение работника Центра.

4. Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления.
Директор Центра направляет обращения граждан для исполнения ответственному лицу в день поступления, а также осуществляет контроль за качественным исполнением. Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

5. Письменное обращение, поступившее в Центр, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, Центр вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

6. Ответ на обращение подписывается Директором Центра либо уполномоченным на то лицо.

7. Регистрация ответов на обращение гражданина и формирование дел осуществляется работниками Центра. При регистрации ответа заявителю, на письме проставляется регистрационный номер ответа на обращение, дата и ответственного за исполнение обращения.

8. Ответ на обращение, поступившее в Центр в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

9. Устные обращения граждан (личный прием) в Центр проводится руководителем и уполномоченным на то лицо. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

9.1. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

9.2. Содержание устного обращения заносится руководителем Центра в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.3. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном российским законодательством.

9.4. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию руководства Центра, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

9.5. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется Директором Центра.